申請理由書は必要？

在留資格認定証明書の交付申請、在留資格変更許可申請、在留資格更新許可申請において、おおまかな必要書類は法務省のホームページから知ることができますが、行政書士を通じて申請を行う場合、お客様からのヒアリング等を通じて申請理由書を作成し、申請書類と一緒に理由書を添付するケースが多く、弊所でも申請理由書をきちんと作成するようにしています。

法定様式ではないため、申請人（外国人）ご本人が申請する際には、わざわざ申請理由書を作成せずに必要書類一式を提出しているケースが多いようですが、行政書士が申請理由書を重視する理由は以下の通りです。

・雇用契約書だけでは具体的な職務内容が説明しきれない

会社に雇用されて働く場合、申請人（外国人）の学歴、職歴等と従事する職務内容がリンクすることが許可の要件となっています。
例えば、雇用契約書に「一般事務」としか書いていない場合、入国管理局の審査官は具体的にどのような業務に従事するのか判断することができません。
そこで、申請理由書に申請人が携わる予定の具体的な職務内容（経理、翻訳、通訳、貿易事務、広報・宣伝等）や申請人の能力が会社でどのように活かせるのか、採用に至った経緯などを説明することで、入国管理局からの追加書類提出依頼等による審査の遅延を避けることができます。

・「経営・管理」の在留資格の場合、会社概要の代用ともなる

外国人が起業するケースでは、「経営・管理」の在留資格を取ることになりますが、設立当初の企業では会社案内などは作成されていないことが多いため、その代用としてどのような理由で事業を開始し、今後はどのような展開をしていく予定なのか説明することになります。
もちろん、事業計画書も添付するのですが、その事業計画書では説明しきれない部分を補足する役割があると考えるといいでしょう。

実際に、申請理由書を作成する場合、とても熱い思いがあり１０ページ以上書く人もいるそうですが、審査官の効率も考え、せいぜいA4で２～３ページに要点を簡潔にまとめるのが適当と言われています。

よって、申請理由書は必須ではないのですが、入国管理局においてスムーズに審査していただくために適宜準備している書類の一つであり、行政書士はこの申請理由書の書き方に精通しています。