マイナンバー制度の「いろは」

マイナンバー制度とは？

昨今、ニュースやワイドショーなどでもほぼ毎日扱われており、実際にすでにマイナンバーの通知カードを受け取った方も多いかと思いますが、結局のところ、よく分からないことが多いのがマイナンバー制度の実情かと思います。

 

国はマイナンバー制度の趣旨を
「行政を効率化し、国民の利便性を高め、公平・公正な社会を実現する基盤」
と説明しています。

 

また、個人番号の利用範囲もきちんと法律で定められていますので、逆に言えば法律で定められていないものに、この番号を利用することはできません。

 

ちなみに、法律で定められている利用範囲とは、
「社会保障分野」：
①年金分野→年金の資格取得・確認、給付を受ける際に利用
②労働分野→雇用保険等の資格取得・確認、給付を受ける際に利用。ハローワーク等の事務等に利用
③福祉・医療・その他の分野→医療保険等の保険料徴収等の医療保険者における手続き、福祉分野の給付、生活保護の実施等低所得者対策の事務等に利用

 

「税分野」：
国民が税務当局に提出する確定申告書、届出書、調書等に記載。当局の内部事務等に利用

 

「災害対策分野」：
被災者生活再建支援金の支給に関する事務等や被災者台帳の作成に関する事務に利用

 

上記の他、社会保障、地方税、防災に関する事務その他これらに類する事務であって地方公共団体が条例で定める事務に利用
となっています。

 

とは言え、一番気になるのは情報漏えいのリスクや会社での対策はどうしたらいいのか、ということではないでしょうか。

 

個人情報の不正取得などの行為に対しては、従来の個人情報保護法制よりも重い重罰が定められています。
しかし、これらの罰則については、不正な目的で行われた行為に対して適用され、過失によるマイナンバーの漏えいや紛失で番号法上の罰則を科されることはありません。

 

そのため、必要以上に罰則を不安視する必要はありませんが、情報漏えいや紛失などの事故が生じた場合には、民事上の責任や会社の信用低下など社会的制裁を受けることも考えられます。

 

そう考えると、会社におけるマイナンバーの安全管理体制はやはり重要です！！

 

 

マイナンバーの取扱についてあった方がよい書面とは？

マイナンバーに関して、過失によるマイナンバーの漏えいや紛失で番号法上の罰則を科されることはなく、不正な目的で行われた行為に対して適用される、ということを以前述べましたが、法人の従業員が違反行為を行った場合、行為者（従業員）だけではなく法人も罰せられるという両罰規定が適用されます。

 

そこで、マイナンバーの取扱いについて、社内ルールを整備しておくことが望ましいです。

 

社内ルールは就業規則とは異なり、役所に提出するものではありませんが、どういうルールでマイナンバーを取扱い、運用しているのか、「書面」があるのとないのでは、何かあった時に雲泥の差が出ます。

 

例えば、以下のような書類を作成しておくことが考えられます。

 

１．マイナンバーの取扱いについて、全従業員に伝えるべき事項⇒制度周知に関する『説明書』を交付

 

・マイナンバーはどのような手続きで使用するか
・マイナンバーはいつ、どのような形で通知されるのか
・禁止事項
・「通知カード」と「個人番号カード」について

 

２．総務・経理等の関係部門の担当従業員に伝えるべき事項⇒安全管理措置等に配慮した『社内規定』の策定

 

・マイナンバーを法令で定められた利用目的以外で取得・利用・他社へ提供しないこと
・マイナンバーを法令で定められた利用目的以外で保管しないこと。また、業務で使用する必要がなくなったら確実な方法で廃棄すること（永久保存ではありません）
・情報漏えいなどへの対策をするために、マイナンバーを取扱う業務の社内ルール策定と運用

 

といったようなことが考えられます。

 

弊所では、
「特定個人情報の取扱いに関する事務チェックリスト」
「特定個人情報取扱い規程に関する事務所管理体制チェックリスト」
「従業員向け制度周知に関する」説明書
「従業員向けマイナンバー提出のお願い文書」
「家主・大家等に対するマイナンバー提供のお願い文書」
「特定個人情報の管理に係る基本方針」
「特定個人情報取扱規定」
「特定個人情報等の外部委託に関する合意書」
「特定個人情報の取扱に関する誓約書」
なども扱っておりますので、お気軽にご相談ください。

 

 

入管関係に関するマイナンバー記載の書類の取扱いについて

先日、東京都行政書士会を通じて、入国管理局審査管理部門よりマイナンバーに関するお知らせがありました。

 

平成２８年１月よりいわゆるマイナンバーの利用が開始されますが、「出入国管理の分野はマイナンバー利用が可能な行政手続きの対象外とされており、入国管理局においてマイナンバーが記載された書類を収集及び保管することができません」とのことです。

 

そのため、入国管理局での手続きにおいて、本人確認書類としてマイナンバー通知カードを使用することはできません。
（外国人の方は、従来通りパスポートと在留カードが本人確認書類となります）

 

また、マイナンバーが記載されている書類は、原則として、申請書類として取り扱うことができないとありますので、注意が必要です。

 

入国管理局での手続き以外でも、許認可の申請等で住民票等をお客様にご準備いただく場合が多々あります。

 

万が一、お客様にご取得いただいた住民票にマイナンバーが記載されていた場合には、申請先の行政庁の判断により、再度、マイナンバーの記載がない住民票を取得いただかなければならないことも予想されます。

 

お客様には必要書類をご案内する段階でどのような書類が必要なのか（例えば、住民票ならマイナンバー記載のありなし、本籍地記載のありなし等）、通常よりも気を配りながらお伝えしていきます。