在留資格(ビザ)、建設業許可の申請を主要業務とする、東京都北区駒込駅徒歩3分の行政書士事務所です。

マイナンバー制度の「いろは」

建設業許可申請に関するマイナンバー記載の書類の取扱いについて

平成28年1月よりいわゆるマイナンバー制度が施行されました。

 

そこで、東京都庁における建設業許可関係の手続きについて、マイナンバー記載の書類についての方針が伝えられましたのでお知らせします。

 

マイナンバーは法律で定められている行政手続きにしか利用することができず(今のところ、税、社会保障、災害対策の3分野)、建設業許可関係はマイナンバーが利用できる行政手続きの対象外となっています。

 

そのため、経営業務の管理責任者や専任技術者の常勤確認資料として住民票を提出する際には、住民票にマイナンバーが記載されていると都庁では受け取れないとのことです。

 

例えば、マイナンバーの部分だけマスキング(黒塗り)をしたとしても、見えてしまう可能性がある以上、マスキング(黒塗り)した住民票も一切受け取れないとのことです。

 

ただし、国民健康保険などに事業所名が印字されていない場合は、常勤を確認するため、健康保険証の写しに加えて「住民税特別徴収税額通知書(徴収義務者用)」の原本を提示し、写しを提出する場合があります。

 

「住民税特別徴収税額通知書(徴収義務者用)については、原本提示の際にマイナンバーの記載があっても問題なく、マイナンバーの部分は隠してコピーをしたものを提出してください、と方針が出ています。

 

もし取得した住民票にマイナンバーが入っていた場合には、再度マイナンバーの記載のない住民票を取得しなければなりませんので、注意が必要です。

 

なお、余談になりますが、建設業許可関係における常勤確認資料としての住民票は、抄本でよく、本籍地の記載も不要ですが、もし本籍地が入っていたとしてもこちらはマイナンバーのように再度取得する必要はありません。

 

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入管関係に関するマイナンバー記載の書類の取扱いについて

先日、東京都行政書士会を通じて、入国管理局審査管理部門よりマイナンバーに関するお知らせがありました。

 

平成28年1月よりいわゆるマイナンバーの利用が開始されますが、「出入国管理の分野はマイナンバー利用が可能な行政手続きの対象外とされており、入国管理局においてマイナンバーが記載された書類を収集及び保管することができません」とのことです。

 

そのため、入国管理局での手続きにおいて、本人確認書類としてマイナンバー通知カードを使用することはできません。
(外国人の方は、従来通りパスポートと在留カードが本人確認書類となります)

 

また、マイナンバーが記載されている書類は、原則として、申請書類として取り扱うことができないとありますので、注意が必要です。

 

入国管理局での手続き以外でも、許認可の申請等で住民票等をお客様にご準備いただく場合が多々あります。

 

万が一、お客様にご取得いただいた住民票にマイナンバーが記載されていた場合には、申請先の行政庁の判断により、再度、マイナンバーの記載がない住民票を取得いただかなければならないことも予想されます。

 

お客様には必要書類をご案内する段階でどのような書類が必要なのか(例えば、住民票ならマイナンバー記載のありなし、本籍地記載のありなし等)、通常よりも気を配りながらお伝えしていきます。

 

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マイナンバーの取扱についてあった方がよい書面とは?

マイナンバーに関して、過失によるマイナンバーの漏えいや紛失で番号法上の罰則を科されることはなく、不正な目的で行われた行為に対して適用される、ということを以前述べましたが、法人の従業員が違反行為を行った場合、行為者(従業員)だけではなく法人も罰せられるという両罰規定が適用されます。

 

そこで、マイナンバーの取扱いについて、社内ルールを整備しておくことが望ましいです。

 

社内ルールは就業規則とは異なり、役所に提出するものではありませんが、どういうルールでマイナンバーを取扱い、運用しているのか、「書面」があるのとないのでは、何かあった時に雲泥の差が出ます。

 

例えば、以下のような書類を作成しておくことが考えられます。

 

1.マイナンバーの取扱いについて、全従業員に伝えるべき事項⇒制度周知に関する『説明書』を交付

 

・マイナンバーはどのような手続きで使用するか
・マイナンバーはいつ、どのような形で通知されるのか
・禁止事項
・「通知カード」と「個人番号カード」について

 

2.総務・経理等の関係部門の担当従業員に伝えるべき事項⇒安全管理措置等に配慮した『社内規定』の策定

 

・マイナンバーを法令で定められた利用目的以外で取得・利用・他社へ提供しないこと
・マイナンバーを法令で定められた利用目的以外で保管しないこと。また、業務で使用する必要がなくなったら確実な方法で廃棄すること(永久保存ではありません)
・情報漏えいなどへの対策をするために、マイナンバーを取扱う業務の社内ルール策定と運用

 

といったようなことが考えられます。

 

弊所では、
「特定個人情報の取扱いに関する事務チェックリスト」
「特定個人情報取扱い規程に関する事務所管理体制チェックリスト」
「従業員向け制度周知に関する」説明書
「従業員向けマイナンバー提出のお願い文書」
「家主・大家等に対するマイナンバー提供のお願い文書」
「特定個人情報の管理に係る基本方針」
「特定個人情報取扱規定」
「特定個人情報等の外部委託に関する合意書」
「特定個人情報の取扱に関する誓約書」
なども扱っておりますので、お気軽にご相談ください。

 

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